İlaç Karekod (GS1 DataMatrix) Standartları
Türkiye'de Sağlık Bakanlığı İTS standardına göre her beşeri ilaç kutusunun üzerinde iki boyutlu karekod (DataMatrix) bulunur. Karekod 4 temel bilgiden oluşur:
- (01) GTIN: 14 haneli Küresel Ticari Ürün Numarasıdır. İlacın ruhsatlı cinsini belirler.
- (21) Seri No (SN): Kutunun tekil kimliğidir (en fazla 20 karakter). Her kutuda benzersizdir.
- (17) Son Kullanma Tarihi (SKT):
YYMMDD formatında 6 haneli tarihtir (örn: 261231 -> 31.12.2026).
- (10) Parti No (BN/LOT): Üretim partisidir (en fazla 20 karakter).
💡 Optik Okuyucu İpucu: Barkod okuyucunuzu doğrudan USB ile bilgisayara bağlayabilirsiniz. Okutma kutusu seçiliyken karekodu tetiklediğinizde program otomatik olarak tüm bileşenleri anında ayrıştırır ve sesli onay (bip sesi) verir.
PTS (Paket Transfer Sistemi) Nedir ve Nasıl Kullanılır?
Ecza depoları kuruma ilaç sevk ettiğinde faturadaki yüzlerce ilacın karekod bilgisini PTS (Paket Transfer Sistemi) aracılığıyla İTS sunucularına bir transfer paketi olarak yükler.
- İrsaliye üzerindeki PTS Transfer Numarasını (örn:
100006426) alın.
- İTS ekranındaki '📦 PTS ile Faturadan Çek' butonuna tıklayın.
- Transfer ID'yi girip 'Fatura İlaçlarını Çek' butonuna basın.
- Sistem otomatik olarak depodan gelen şifreli paketi indirir, içeriğindeki tüm ilaç karekodlarını ayrıştırıp sepetinize doldurur.
- Tek tıkla '🚀 Mal Alım Bildir' diyerek depodan gelen tüm faturayı anında onaylayabilirsiniz.
Excel ve CSV Dosyalarını Yükleme
Depolardan mail veya portal aracılığıyla aldığınız Excel (.xlsx) veya CSV listelerini tek hamlede sepete aktarabilirsiniz:
- Ayrık Kolonlu Tablo: Tablonuzun ilk satırında
Barkod (GTIN), Seri No (SN), Parti No ve SKT başlıkları bulunmalıdır. Sırası fark etmeksizin sistem kolonları otomatik tanır.
- Tek Kolon Karekod: Excel sütununda doğrudan
(01)08699514095461(21)12345... şeklinde dizgiler varsa sistem her hücreyi otomatik ayrıştırır.
- Dosyayı sürükleyip bırakmanız yeterlidir. Yüklenen ilaçlar eğer HBYS'de kayıtlıysa ticari isimleriyle birlikte eklenir.
HBYS Entegrasyonu ve Bağımsız (Standalone) Mod
Bu sistem kurumunuzun HBYS MS SQL veritabanına bağlı olarak çalışabildiği gibi tamamen bağımsız (standalone) olarak da kullanılabilir:
- Bağlı Modda:
T_ItemMast: Karekod okutulduğunda ilacın adı ve formu anında stok kartından eşleşir.T_ClientMast & T_Client_GLN: Ecza depoları ve tedarikçi cari GLN numaraları otomatik gelir.T_ITSTra: Yapılan bildirimlerin onay kodları (00000) HBYS veritabanına geri yazılır.
- Bağımsız Modda:
- Veritabanı bağlantısı olmasa dahi optik okuyucu, PTS fatura çekme ve Excel/CSV import ile tüm İTS bildirimleri eksiksiz çalışır.
- Ayarlar bölümünden HBYS Entegrasyonunu istediğiniz zaman Açık/Kapalı olarak değiştirebilirsiniz.
🏢 Bir Firmanın 2 veya 3 GLN Kodu (Şubesi) Varsa Ne Olur?
Büyük ecza depoları (Hedef, Selçuk, Alliance vb.) farklı bölgelerdeki dağıtım merkezleri veya şubeleri için birden fazla (2, 3 veya daha fazla) GLN numarası kullanabilir:
- Otomatik Şube Algılama: Sistemimiz HBYS'deki
T_ClientMast.GLN_No ve ilişkili T_Client_GLN tablosundaki tüm şube GLN'lerini tek çatı altında toplar.
- Şube Seçim Kutusu: 2 veya daha fazla GLN'si olan bir firma seçildiğinde ekranda otomatik olarak 'Bu Firmanın X Farklı GLN'si Var. Seçiniz' kutusu açılır; kullanıcı faturanın geldiği veya iade yapılacağı doğru şube GLN'sini tek tıkla seçebilir.
- Yeni Şube GLN Ekleme: Firmanın yeni bir şubesi/GLN'si açıldığında, ekran üzerindeki '➕ Yeni GLN Ekle' butonuna basarak 13 haneli yeni GLN girilebilir; sistem bu kodu anında HBYS veritabanındaki
T_Client_GLN tablosuna kalıcı olarak kaydeder.
Sık Karşılaşılan İTS Hata Kodları ve Çözümleri
00000 - İşlem Başarılı: Bildirim onaylandı, sistem kaydı oluşturuldu.
60014 - Stokta Mevcut: Ürün doğrulandı, kurumunuzun stoğunda resmi olarak kayıtlıdır.
10103 - Ürün Paydaşın Stoğunda Değil: İlacın depodan mal kabulü yapılmamıştır. Önce 'Mal Alım' bildirimi yapılmalıdır.
10104 - Son Kullanma Tarihi Geçmiş: Miadı dolan ilaç sarf edilemez, 'Deaktivasyon' işlemi yapılmalıdır.
10105 - Ürün Zaten Sarf Edilmiş: İlaç daha önce sistemden düşülmüştür, mükerrer bildirim yapılamaz.
10101 - Geçersiz Karekod Formatı: GTIN, seri no veya kontrol basamakları GS1 standardına uymuyor.